La rétroconversion des catalogues sur fiches

La rétroconversion des catalogues sur fiches de la BAA, 1985-2013

Les dernières fiches papier de la Bibliothèque d’art et d’archéologie vont être saisies dans le catalogue RERO durant l’année 2013. Retour sur un chantier de rétroconversion qui dure depuis vingt-huit ans.

Dans les années quatre-vingts, la question de l’informatisation des bibliothèques en Suisse romande est posée, ainsi que le démarrage du processus. Dès 1985, la Bibliothèque d’art et d’archéologie des Musées d’art et d’histoire (BAA), la Bibliothèque de Genève, la Bibliothèque musicale, les bibliothèques du Muséum d’histoire naturelle, du Musée d’histoire des sciences, du Musée d’ethnographie et des Conservatoire et jardin botaniques saisissent la description de leurs documents dans le catalogue du Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale (RERO). Ce catalogue regroupe les fonds de bibliothèques spécialisées et universitaires, et  compte aujourd’hui plus de 5,3 millions de références bibliographiques. Il fait partie des instruments de recherche indispensables aux publics et à la communauté scientifique suisse et internationale.

Les étapes de la rétroconversion

En 1985, l’informatisation de la Bibliothèque d’art et d’archéologie ne concerne que le catalogage des nouvelles acquisitions dans le catalogue RERO. À  partir de cette date, les catalogues sur fiches papier ne sont plus alimentés et sont fermés. Dès lors, le public se trouve confronté à deux catalogues à consulter lors de recherches : un catalogue informatique en ligne (RERO) et un catalogue sur fiches papier.
Pour remédier à cette difficulté , la BAA entame alors une opération de saisie de toutes ses  fiches papier dans le catalogue RERO. Une  opération  appelée «rétroconversion» ou «recatalogage». Elle permet d’améliorer le service aux publics en rétablissant l’unité des catalogues et en offrant l’accès en ligne aux ouvrages. Elle permet aussi d’optimiser la gestion et la conservation des collections et de valoriser des fonds par de nouvelles possibilités d’exploitation informatique.

Une première phase de ce travail est réalisée en interne par les collaborateurs BAA. Les fiches papier concernant les revues sont entièrement recataloguées, ainsi qu’ une partie de celles des catalogues d’exposition et des monographies, selon les demandes de prêt des publics. Des fonds documentaires entiers sont traités, comme la bibliothèque du Musée Ariana (céramique et verre), ou les bibliothèques de conservation aux Musées d’art et d’histoire (numismatique, dessins, estampes, horlogerie et émaillerie, restauration et laboratoire etc.)

Premier crédit

En 2004 et pour la première fois, la Bibliothèque d’art et d’archéologie reçoit de la Ville de Genève un crédit extraordinaire de CHF 200’000 dédié à  la rétroconversion. Les travaux de saisie des fiches papier sont alors confiés à une entreprise lausannoise, Bibliogestion. Fin 2007, l’opération  est terminée : plus de 32’000 références bibliographiques, décrivant des ouvrages publiés entre 1900 et 1986, ont été retranscrites dans le catalogue RERO.

Deuxième crédit

Dès 2008, il s’agit de trouver un deuxième crédit pour financer la fin de l’opération, qui concerne environ 37’000 fiches. À l’initiative de la Bibliothèque de Genève, la BAA est associée aux autres bibliothèques de la Ville pour demander un dernier crédit. Ensemble, elles rédigent une demande commune, validée et portée par le Département de la culture. En 2010, le Conseil municipal vote alors un financement extraordinaire de dix millions pour terminer la rétroconversion des fichiers papier de toutes les bibliothèques.
Dans l’intervalle, la BAA termine en interne la saisie des données concernant les catalogues d’exposition (environ. 15’000 documents). Elle trie et prépare les fiches papier qui devront être traitées à l’extérieur, soit celles concernant les monographies et ouvrages précieux publiés avant 1900 et les articles de revues.

Etape finale

Le 5 mars 2013, les 15’000 dernières fiches papier sont emballées par les équipes de la BAA et des MAH. Elles sont transportées par camion chez l’entreprise hongroise, Medea BPO S.r.l, qui est mandatée pour saisir les données écrites sur ces fiches directement dans le catalogue d’ici la fin de l’été. Des vérifications resteront  ensuite à faire par les collaborateurs de la BAA jusqu’à fin 2013.

Les fiches sont soigneusement transportées chez un fournisseur pour la retranscription des données.

Au final et une fois la rétroconversion achevée, tous les documents de la BAA seront accessibles en ligne pour les publics dans le catalogue RERO ou le catalogue du Réseau des bibliothèques genevoises , via  Internet et les  applications smartphones ou tablettes.

Article écrit conjointement avec Noëlle Corboz, bibliothécaire responsable BAA.
Questions : info.baa@ville-ge.ch

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